KSEF – Krajowy System e-Faktur
Pierwsze wdrożenie KSeF w Kaliszu – Subiekt i Rewizor nexo w praktyce
Pierwsze wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) u naszych Klientów z Kalisza i okolic zakończyło się pełnym sukcesem. Dziś projekty zrealizowaliśmy w oparciu o systemy firmy INSERT: Subiekt nexo oraz Rewizor nexo, a ich celem było pełne przygotowanie naszych Klientów do pracy z e-Fakturami zgodnie z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów. Ponadto w kolejnych dniach będziemy wdrażać KSeF również w systemach Wapro, PC-Market i Small Business.
Konfiguracja KSeF w Subiekcie i Rewizorze nexo
Proces wdrożenia rozpoczęliśmy od aktualizacji oprogramowania Insert. Po zainstalowaniu wersji 59.0.1 należało skonfigurować połączenia z KSeF. Dlatego ustawiliśmy parametry środowiska produkcyjnego, identyfikatory podmiotu oraz zintegrowaliśmy KSeF z Subiektem nexo z Rewizorem nexo. Szczególną uwagę poświęciliśmy zgodności generowanych faktur ze schemami KSeF.
Instalacja certyfikatów w oprogramowaniu Insert
Istotnym elementem wdrożenia była instalacja certyfikatów KSEF służącego do uwierzytelniania się w KSeF. Zainstalowaliśmy certyfikaty do uwierzytelnienia i do pracy w OFFLINE. Certyfikaty zostały poprawnie zainstalowane i powiązane z oprogramowaniem Insert Subiektem oraz Insert Rewizorem nexo. Ponadto testy certyfikatów zakończyły się powodzeniem, co potwierdziło poprawność całej konfiguracji i gotowość systemu do pracy produkcyjnej.
Nadawanie uprawnień i uwierzytelnienie w KSeF
Kolejnym krokiem było nadanie uprawnień w KSeF. My ten proces wykonaliśmy już na początku stycznia w module MCU. W związku z tym dziś mieliśmy mniej pracy. Dzięki nadanym uprawnieniom osoby odpowiedzialne za sprzedaż i księgowość mogą bezpiecznie wystawiać, odbierać oraz przeglądać faktury w KSeF, bez ryzyka błędów formalnych czy odrzuceń dokumentów.
Co się nie udało? Gigant paliwowy kontra KSeF.
Jedyny element, którego nie mogliśmy przetestować, a na co się nastawiliśmy to pozyskanie pierwszej faktury KSeF u naszego giganta paliwowego i przetestowanie odbioru faktur KSeF w Rewizorze. Niestety w dniu wdrożenia u naszych Klientów tj. w dniu 01-02-2026r. firma „O….” nie wystawiała jeszcze faktur w KSeF. W związku z tym system finansowo-księgowy pozostał … głodny dokumentów. KSeF czekał, Rewizor nexo czekał, księgowa czekała — tylko faktur brak. Pozostało nam podjechać do konkurencji naszego giganta paliwowego, zakupić paliwo i uzyskać pierwszą fakturę zakupu zgodną z KSEF. I udało się: pierwsza faktura KSEF jest już w systemie finansowo-księgowym naszego Klienta z Kalisza.
A teraz księgowanie faktury KSEF za paliwo w Rewizor nexo
Rewizor nexo umożliwia automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF i ich księgowanie na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów dekretacji. Po powiązaniu kontrahenta oraz rodzaju dokumentu system sam rozdziela kwoty netto, VAT do odliczenia oraz VAT nieodliczony. Ponadto przypisuje odpowiednie części kosztu do KUP i NKUP. Dzięki temu księgowanie faktury z KSeF w Rewizorze nexo odbywa się bez ręcznego liczenia i minimalizuje ryzyko błędów. Zatem księgowy otrzymuje gotowy, poprawny dekret jednym kliknięciem.
System KSEF wraz z oprogramowaniem INSERT działa stabilnie
Reasumując można stwierdzić, że wdrożenie KSeF u naszych „najbardziej niecierpliwych” Klientów z Kalisza i okolic zakończyło się pełnym sukcesem. Konfiguracja systemu, nadanie wymaganych uprawnień, instalacja certyfikatów oraz integracja z programami INSERT: Subiekt i Rewizor nexo przebiegły poprawnie i zgodnie z planami. Niewątpliwie system KSeF działa stabilnie, a faktury są poprawnie odbierane i księgowane. To jest stan na dzień 01-02-2026r, a więc stan na niedzielę, dzień startu KSeF-u. Zobaczymy jak system KSeF będzie działał w dni robocze. Z pewnością przeprowadzone wdrożenie potwierdziło, że odpowiednie przygotowanie oraz właściwa konfiguracja pozwalają na bezproblemowe korzystanie z KSeF w codziennej pracy firmy. Na dziś już kończymy wdrożenia. Jutro i przez kilka następnych dni będziemy wdrażać KSEF u pozostałych naszych Klientów. Oprócz oprogramowania Insert, KSeF konfigurować będziemy w oprogramowaniu: Wapro, PC-Market i Small Business. Myślę, że do 08-02-2026 będziemy mieli już wdrożony KSeF u wszystkich Klientów, których na stałe obsługujemy.
